Firmato l’accordo tra Upa, Assocom e Unicom per le linee guida sulle gare di comunicazione private

Upa, Assocom e Unicom hanno sottoscritto un documento che fornisce le linee guida per una corretta e trasparente conduzione del processo di scelta delle agenzie da parte dei committenti in occasione di una gara. Lo comunica una nota congiunta diffusa oggi, in cui si legge:

Un fenomeno, quello delle gare da parte delle aziende per la scelta di un’agenzia di comunicazione partner, che negli anni ha assunto un peso sempre più rilevante. In realtà, clienti e agenzie condividono che la forma della ‘consultazione’ risulta essere in assoluto il sistema più proficuo per la selezione dei consulenti, perché permette all’azienda di conoscere meglio la struttura con cui andrà a collaborare. Se l’impresa vuole indire una gara, può essere quindi utile prevedere comunque una fase preliminare in cui il committente, attraverso una prima ‘consultazione’ di più agenzie, ottiene maggiori informazioni, utili per individuare le strutture più adatte da mettere in gara ed escludere quelle che non possiedono i requisiti richiesti.

Sullo specifico delle gare, da tempo ogni singola associazione pubblica linee guida che danno indicazioni di massima sulle fasi ritenute necessarie per condurre una gara correttamente, con l’obiettivo di realizzare risultati positivi per l’azienda e riconoscimento dell’impegno che le agenzie dedicano alla preparazione delle proposte. Ma non sempre queste indicazioni sono state recepite come standard validi, anzi sono state spesso disattese. Per questo le associazioni delle aziende e delle agenzie, Upa, Assocom e Unicom hanno deciso di produrre un unico documento di riferimento: non si tratta di indicazioni impositive, dal momento che le gare sono rapporti tra privati, ma di principi di base condivisi fra clienti e agenzie per la gestione corretta di una gara.

I punti principali del documento sono ispirati a regole e principi finalizzati a salvaguardare ruoli, competenze ed interessi economici delle parti, con l’obiettivo di ottenere in una gara efficacia per il cliente ed efficienza per entrambi. Si tratta di linee guida pensate specificamente per le gare e non per le consultazioni.

Ecco i punti chiave condivisi dalle tre associazioni:
– il numero dei partecipanti chiamati alla gara si ritiene debba essere limitato: il numero ideale non esiste ma 3 concorrenti più l’agenzia uscente sembra essere un numero adeguato;
– la trasparenza, cioè dichiarare quante e quali sono le agenzie chiamate a partecipare;
– le modalità operative: si ritiene che ogni partecipante debba ricevere lo stesso identico briefing e che ogni agenzia si debba impegnare al segreto professionale su quanto comunicato dal cliente. Per ben operare sarebbe opportuno definire a priori il modello di remunerazione con il quale si vuole lavorare;
– metodi e criteri di valutazione andrebbero anticipati da parte del cliente, così come l’agenzia dovrebbe definire il team che dedicherà al progetto in caso di vincita;
– i tempi per la presentazione dovranno essere congrui con la complessità del progetto;
– l’impegno e il rispetto verso il lavoro richiesto rendono consigliabile definire un rimborso spese su base forfettaria uguale per tutte le agenzie invitate.

Questa stesura di linee guida è un primo importante passo per rafforzare il rapporto fra committenti e agenzie, a vantaggio della qualità del lavoro e dei risultati per entrambe le parti. A queste prime indicazioni seguiranno nel corso del tempo altre raccomandazioni di qualità: la prima potrà riguardare i principi di verifica delle relazioni profittevoli nel rapporto tra azienda e agenzia.

Upa, Assocom e Unicom continueranno in questo lavoro comune, convinte che una buona comunicazione e un sano rapporto fra le parti faccia crescere il mercato, gli investimenti e i consumi.

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